2009/01/09

如何提高电子邮件使用效率的8个提示

企业中的大多数人员每天都会收到数十封、甚至数百封的电子邮件。 随着电子邮件成为专业环境中的主要通信方式,在起草电子邮件时,您必须能够有效地说明您的观点,同时树立专业形象。 利用下面八个有用的提示,您就可以起草能达到以上两个目标的电子邮件。

1. 给出明确、不可更改的最后期限。

如果您要发出一项任务或要求提供更多信息,请不要使用"希望尽快收到回复"这类语句。 请明确指出您希望收到回复的具体时间或日期,同时明确给出最后期限: "请在下周四,即 6 月 10 日之前回复"。

2. 确保拼写和语法的正确性。

拼写错误或语法不正确的电子邮件会让您显得不专业,也会降低电子邮件的有效性。 在发送之前,始终对电子邮件进行复查,并使用拼写和语法检查工具。

3. 起草电子邮件之前三思并反复阅读。

如果匆匆回复所有电子邮件,那么许多人都不会读完所回复邮件的全文,所以可能会遗漏关键信息。 这会带来更多的电子邮件,才能说明遗漏或误解的要点。 所以,发送回复之前,要确保已阅读并理解原始电子邮件的全文; 否则,要求进行澄清以避免进一步的误会。

4. 做到彬彬有礼。

电子邮件是一种方便的通信方式,但方便不应当成为忽视基本礼节的借口。 在与客户或主管交流时,必须要注意不能忽略基本礼节。 使用"您好"或"尊敬的"等问候语向收件人打招呼,而且一定要包含"此致"等结束语。

5. 有效使用主题行。

主题行应当是对电子邮件内容的简单概括。 收件人一看便知电子邮件中的内容或目的,例如,"1 月 18 日周五会议的后续信息"。

6. 限制使用"收件人"、"抄送"、"密送" 字段。

我们大多数人已经面临着收件箱容量不足的问题。 通过在发送电子邮件时限制收件人的数量,帮助减少不必要发送电子邮件的数量。 在完成团体项目时,人们往往更愿意在每封电子邮件中都包含所有团队成员作为收件人,但更合理的方法是,确保您"抄送"的每个人都确实需要阅读或回复您的电子邮件。

7. 尽可能保证简短。

无论是对于收件人还是发件人,冗长、罗嗦的电子邮件都会让他们浪费时间。 尽可能保证简短,只包含最重要的详细信息,而且务必直接了当地说明观点。 如果需要进行深入讨论,可以安排一次更高效的电话会议,而不要在电子邮件中进行长篇大论。

8. 使用类似新闻稿的"倒金字塔"写作结构。

忙碌的人希望迅速了解要点。 为确保您的关键信息或要求不会湮没在大量无关紧要的细节中,请使用称为"倒金字塔"的新闻稿写作方法。 在这种写作结构中,在电子邮件开头就给出最重要的信息(人物、内容、地点、时间、起因和过程),而最不重要的信息放在最后。

通过努力起草最适当的电子邮件,可以树立专业形象并提高工作效率。 更良好的沟通一定能实现更完美效果!

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